De Europese Rekenkamer heeft het Uitvoerend agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme) van de EU doorgelicht.
Bij een aanwervingsprocedure had een lid van het selectiecomité zich teruggetrokken vanwege een belangenconflict met een kandidaat. Een ander lid werd aangeduid als plaatsvervanger.
Dat nieuwe lid werd echter pas na afloop van de aanwervingsprocedure formeel benoemd tot lid van het panel. Dit betekent dat de selectieprocedure volgens de Rekenkamer werd georganiseerd door een panel dat niet volgens de geldende regels was samengesteld — een ernstige formele fout.
Daarnaast had het nieuwe lid geen vertrouwelijkheidsverklaring of verklaring dat er geen sprake is van een belangenconflict ondertekend, hoewel dit is vereist uit hoofde van het statuut.
Hierdoor werd het agentschap volgens de waakhond van de EU "blootgesteld aan het risico dat potentiële belangenconflicten mogelijk onopgemerkt bleven".
Volgens Easme is de vervanging van het lid van een sollicitatiecommissie door een ander lid bij één specifiek sollicitatiegesprek met een kandidaat gebeurd met instemming van de overige leden van het sollicitatiecommissie en de leiding van de afdeling personeelszaken.
Het vervangende lid werd volgens het agentschap zodanig gekozen dat zich geen belangenconflict voordeed. De zaak werd binnen de sollicitatiecommissie weliswaar op transparante wijze afgehandeld en gecommuniceerd, maar het agentschap erkent dat deze stappen formeel hadden moeten worden gedocumenteerd.
In dit verband heeft het agentschap in de zomer van 2019 een checklist ingevoerd om erop toe te zien dat alle stappen van de wervingsprocedures door alle vertegenwoordigers van personeelszaken op uniforme wijze worden gevolgd en gedocumenteerd.
