Vorig jaar werd een audit van proces (procesaudit) van de vastgoedtransacties bij de Vlaamse Belastingdienst uitgevoerd (rapport auditopdracht 1901 015).
De Vlaamse Belastingdienst werd opgericht voor de uitvoering van het beleid inzake Vlaamse fiscaliteit. Ze is een beleidsuitvoerende entiteit. De afdeling vastgoedtransacties maakt schattingsverslagen op, voert onderhandelingen met betrekking tot de prijs of de vergoeding, maakt zelf notariële akten op en verlijdt ze en staat in voor de verkoop van bepaald patrimonium.
Bij een procesaudit is het doel is het (beter) grip krijgen op de processen van een organisatie, deze inzichtelijk en transparant te maken en waar noodzakelijk de juiste beheersmaatregelen te treffen om te verbeteren.
Een onafhankelijk deskundige stelt bij een bespreking van de resultaten van die doorlichting dat uit die procesaudit blijkt dat er “bij het schatten en onderhandelen onvoldoende beheersmaatregelen zijn uitgebouwd”. De deskundige vraagt of er hierdoor ook een financiële weerslag mogelijk is, namelijk dat er regelmatig te hoge of te lage schattingen worden uitgevoerd en zo ja, hier een raming kan van worden gemaakt.
Een medewerker (die aan de audit meewerkte) antwoordt dat deze conclusie klopt. “Uit het testwerk bleek dat er leemtes zitten in de controles op de processen schatten en onderhandelen.”
Een inschatting van de materialiteit bij afwijkingen, zowel onderschattingen als overschattingen in het schattingsproces, kon niet worden berekend gelet op de discussie over de gebruikte methodiek en het feit dat een herschatting bij het testwerk enkel op dossierstukken kon plaatsvinden.
De deskundige stelt hierop de vraagt of er een risico is op eventuele belangenvermenging, gelet op het feit dat de commissarissen die hiervoor worden aangesteld blijkbaar vrij autonoom te werk gaan. De deskundige stelt ook de vraag of er gekeken is naar eventuele deontologische en/of integriteitsaspecten van deze commissarissen.
Die medewerker antwoordt dat er “overkoepelende controles zijn” op de werking van de commissarissen, maar dat ook hier leemtes werden vastgesteld in de rol van de regiomanagers die hiervoor verantwoordelijk zijn. “Het agentschap is zich hiervan bewust en een reorganisatie van de werking van de dienst wordt uitgevoerd.”
Ook een versterking van de integriteitsmaatregelen binnen het agentschap is in uitvoering. Tot slot geeft hij de leden van het auditcomité mee dat dit een proces is dat is overgekomen naar aanleiding van de zesde staatshervorming, waar procesoptimalisatie mogelijk was
